Yksi puhelu muutti Finlandia-talon hiljaisen kesän – nyt talo hakee kultamitalia maailmalta
Finlandia-talon keittiöpäällikkö Timo Lepistö, toimitusjohtaja Johanna Tolonen sekä tuotanto- ja palvelupäällikkö Heikki Mäkelä muistelivat huipputapaamisviikonlopun kiireitä talon kattoterassilla.
Kongressitalolla oli kaksi viikkoa aikaa valmistautua kesän suurimpaan tapahtumaan. Yleensä aikaa on ainakin vuosi.
Puhelu meni suunnilleen näin:
”Onnistuuko?”
”Laitetaan onnistumaan.”
Elettiin kesäkuun loppua, ja Finlandia-talon toimitusjohtaja Johanna Tolonen oli juuri vastannut ulkoministeriön viestintäjohtaja Jouni Mölsän puheluun.
Kesän huipputapaaminen toi Finlandia-talolle kauhakaupalla näkyvyyttä maailmalla, ja sitä se aikoo hyödyntää.
Talo on muun muassa ilmoittautunut BEA World -tapahtumaan, jossa vuosittain palkitaan maailman parhaimpia tapahtumia ja tapahtumapaikkoja. Finalistit ilmoitetaan lokakuussa ja voittaja palkitaan Portugalissa marraskuun lopulla.
Mutta palataan puheluun.
”Oli siinä heidän kanssaan useampi puhelu, kun tarkistimme valmiuksiamme”, Tolonen tarkentaa.
Ulkoministeriö halusi koko Finlandia-talon käyttöönsä. Kahden viikon päästä. Presidentit Donald Trump ja Vladimir Putin olivat tulossa Helsinkiin, ja Mölsä tiedusteli, että voiko talon varata huipputapaamisen ajaksi median tarpeisiin.
Sen piti olla poikkeuksellisen rauhallinen kesä. Suurin osa Finlandia-talon väestä oli jo lomalla. Kongressisiivessä tehtiin remonttia ensi vuoden EU-puheenjohtajakautta varten. Pintakorjaustöitä ja erikoissiivouksia tehtiin siellä täällä. Niitä oli hyvä tehdä nyt, kun talossa oli hiljaista.
Onnekkaasti talossa ei ollut ainuttakaan tapahtumaa ulkoministeriön haluamille päiville eli sunnuntaiksi ja maanantaiksi heinäkuun 15.–16. päivä.
Pientä huolta oli siitä, että laulaja Björkin porukalle oli luvattu, että he pääsisivät heti tiistaiaamuna 17. päivä Finlandia-saliin tekemään keikkavalmkistelujaan. Se ei lopulta ollut ongelma.
Finlandia-talon toimitusjohtaja Johanna Tolonen oli järjestämässä huipputapaamisen mediakeskusta ennätysaikataulussa.
Ongelmaksi eivät koituneet myöskään kesälomat. Lomalaiset soittelivat omatoimisesti esimiehilleen olevansa käytettävissä, jos spekulaatiot käyvät toteen ja Finlandia-talosta tulee huipputapaamisen mediakeskus.
Tuotanto- ja palvelupäällikkö Heikki Mäkelä oli yksi, jonka loma katkesi.
”Johanna lähetti tekstiviestin perjantaina, että ensimmäinen delegaatio on tulossa taloon maanantaina.”
Mäkelä oli maanantain tapaamisessa mukana. Ulkoministeriön viestintäosasto, Yle ja Euroopan yleisradion edustajat kiersivät taloa läpi, ja pohtivat, pystyisikö talossa ylipäänsä toteuttamaan mediakeskuksen.
Editointikoppeja tulisi kokoustila Verandaan, toimittajien standup-pisteet telttaan Töölönlahdelle, työpisteitä tuonne ja tuonne. Sähkö ja nettiyhteydet, tarjoilut, pöydät, tuolit ja niin edelleen.
”Ulkoministeriön edustaja kysyi heti, että ’pystyttekö toteuttamaan tapahtuman näin lyhyellä varoitusajalla, sanokaa heti jos ette pysty’. Toki me sanoimme, että pystymme”, Mäkelä kertaa.
”Siinä vaiheessa me, jotka olimme töissä, lähdimme varoittamaan ja ottamaan yhteyttä työntekijöihimme.”
Viimein keskiviikkona, vajaa kahta viikkoa ennen tapahtumaa, ulkoministeriö vahvisti tilauksen ja Finlandia-talo pääsi vauhtiin.
”Ruokatilausten ja muiden teknisten välineiden tilaukseen kaksi viikkoa on kohtuullisen lyhyt aika”, Mäkelä sanoo.
Ict-osasto tilasi ulkomailta asti kytkimiä, jotta työpisteet ja tietoliikenneyhteydet riittäisivät 1500 toimittajan tarpeisiin.
Keittiöpäällikkö Timo Lepistö joutui lujille raaka-aineiden tilausten ja työvoiman saamisen kanssa.
”Lähtökohtaisesti 1500 hengen ruokkiminen on meille perusveto. Normaalisti kuitenkin tämänkokoisia tilauksia suunnitellaan kuukaudesta kolmeen kuukauteen.”
”Poikkeuksellista oli myös nonstoppina ympäri vuorokauden toimivat kahvipisteet, missä oli täytettyjä leipiä, piiraita, pullaa ja kakkupalaa. Kansainvälinen lehdistö tarvitsi ruokaa yölläkin.”
Lopulta valmistelut sujuivat toimitusjohtaja Tolosen mukaan ilman älytöntä kiirettä.
”Teknikot olivat lujilla, kaapeleiden veto on yllättävän työlästä. Muuten työmäärät pysyivät kohtuullisina.”
Talon väki oli innolla mukana tapahtumajärjestelyissä.
”Meille oli hirmu tärkeää, että meidän kokeneet ihmiset olivat valmiita joustamaan kesälomista. Ehkä tämä on monelle myös meriiitti uralla, tällaista ei välttämättä tule työuran aikana vastaan”, Tolonen arvioi.
Kun mediakeskus rävähti käyntiin, Tolonen pääsi rentoutumaan.
”Kun tilanne on päällä, meidän kokousisännät, tarjoilijat ja hovi ottavat vetovastuun. Me esimiehet emme ole siinä sähläämässä. Olin täällä nauttimassa, oli tosi ihana olla paikan päällä ja katsoa miten jengi viihtyy”, Tolonen sanoo.
Tolosen mukaan hyvin harvoin tulee vastaavaa tilannetta, jossa koko talo varataan käyttöön kahta viikkoa ennen tapahtumaa.
”Yleensä tällaiset kaupat tulevat vuosia aiemmin tai ainakin vuotta aiemmin.”
Finlandia-taloa rakennettiin vuonna 1970. Etualalla on Osuuspankin katumainos. Bisnestapahtumat ovat nykyään kiinteä osa Finlandia-talon arkea. Kuva: SIMO RISTA/ Helsingin kaupunginmuseo
Fakta: Finlandia-talossa on noin 900 tapahtumaa vuodessa
Alvar Aallon suunnittelema Finlandia-talo valmistui 1971.
Vuonna 2017 Finlandia-talossa oli 859 tapahtumaa ja 215000 kävijää.
Finlandia-talon liikevaihto vuonna 2017 oli 9,7 milj. euroa ja tulos 0,78 milj. euroa.
Talon piti etsiä uusia tulonlähteitä, kun vuokralaiset Helsingin kaupunginorkesteri ja Radion sinfoniaorkesteri muuttivat Finlandia-talosta Musiikkitaloon syksyllä 2011.
Nykyään Finlandia-talo on hyvää tulosta tekevä tapahtumatalo, joka saa tulonsa niin bisnes-, ja kulttuuritapahtumista kuin kansainvälisten kongressien järjestämisestä.
Rauno Hietanen
rauno.hietanen@toolonlahti.fi